Electronic Data Interchange (EDI) é um conjunto de padrões de estruturas de dados para uso em comunicações eletrônica entre organizações como empresas e governos. Os dados estruturados, chamados documentos, seguem modelos de documentos de papel trocados entre essas organizações. Eles são processados automaticamente por sistemas de computação.
Objetivos
O foco de EDI é a troca de informações comerciais entre duas empresas e entre empresas?? e governos, como ordens de compra, ordens de serviço e requisição de preços. Essa troca de informação, antes do uso de sistemas de computação, era realizada através de documentos de papel. No entanto, além de ser ineficiente, erros de digitação poderiam ocorrer tanto na geração de documentos quanto em sua entrada na organização de destino.
Para eliminar a ineficiência do papel e os erros de digitação humanos, a solução é conectar diretamente os sistemas computacionais das organizações envolvidas nas transações comerciais. No entanto, a falta de um padrão de dados para essa comunicação entre sistemas levaria à necessidade de adaptação destes para cada parceiro de negócios, uma escolha cara e propensa a erros.
EDI é um conjunto de formatos de documentos eletrônicos para transações entre organizações. Projetados para serem independentes de tecnologias de comunicação e processamento, documentos EDI podem ser transmitidos usando qualquer metodologia acertada entre as partes: tradicionalmente, redes próprias eram usadas, mas protocolos Internet estão tomando seu lugar. Transmissão de arquivos por FTP, de mensagens por SMTP, JMS ou MQ, e requisições HTTP estão sendo cada vez mais usados.
Documentos EDI geralmente contêm a mesma informação que pode ser encontrada em um documento de papel. Por exemplo, o documento de número 850, Purchase Order, especifica os itens, preços, quantidades a serem comprados, além de instruções de envio, como endereço. Este documento é enviado de um comprador para um fornecedor. O fornecedor pode responder com outro documento, o 997 Functional Acknowledgement, indicando o recebimento correto da ordem de compra. Em uma transação "tradicional", em papel, os mesmos documentos e mesmas informações seriam trocadas.
Padrões e organizações
Existem duas grandes organizações que mantêm os padrões EDI no mundo: UN/EDIFACT e ANSI ASC X12. Essas organizações criam os formatos de documentos e são responsáveis pelas suas atualizações.
Os documentos especificados pela ANSI ASC X12 são predominantes na América do Norte. O comitê X12, criado pelo American National Standards Institute em 1979, atribui números a cada um de seus documentos. Mais de 315 padrões EDI foram criados pela instituição.
No resto do mundo são usados os padrões da UN/EDIFACT, órgão das Nações Unidas criado em 1987. Esses padrões são considerados internacionais.
Elementos
Organizações que enviam ou recebem documentos são chamadas trading partners, parceiros. Elas entram em acordo sobre as informações e métodos de transmissão a serem usados, especificados em documentos em linguagem natural chamados Message Implementation Guidelines (MIG). Nessas especificações são descritas também as seqüências de mensagens a serem trocadas e as responsabilidades de cada uma das partes.
A transmissão é tradicionalmente realizada através de uma Value-Added Network (VAN). Uma VAN é mantida por uma organização que age como intermediário entre trading partners, realizando serviços como transformações entre padrões, correção de erros e auditoria.
Atualmente, as VANs estão sendo trocadas por transmissão direta entre parceiros usando protocolos Internet, como FTP, SMTP e MQ.
Vantagens e desvantagens
Vantagens
Eficiência em relação a papel
Substituir fluxos de informação em papel por comunicação usando EDI pode diminuir os custos de uma empresa. A interação humana, necessária na comunicação por correio, fax e reuniões, é considerada cara. EDI permite armazenar e manipular as mesmas informações sem os problemas e custos da digitação manual.
Comunicação com outras empresas
É comum grandes clientes exigirem a adoção de EDI. Por exemplo, no Brasil, entidades da indústria automobilística como ANFAVEA e SINDIPEÇAS apóiam a adoção de EDI para padronizar a comunicação entre clientes, como montadoras de carros, e seus fornecedores.
Desvantagens
Interpretação de dados
Mesmo com um formato padrão, alguns documentos EDI abrem margem à interpretações divergentes dos dados que contêm. Suponha que um fornecedor empacote caixas de doces para vendas ao consumidor em pequenas caixas para exibição no balcão, cada uma contendo 24 pacotes. Essas caixas de balcão são empacotadas em caixas grandes, cada uma contendo 5 das de exibição. Um documento EDI enviado pelo cliente pode requisitar 10 caixas, sem qualquer especificação de tamanho. Esse dado pode ser interpretado de maneiras diferentes pelo fornecedor.
Mudança do processo de negócio
Ao adotar EDI, os parceiros de troca têm de adaptar seus processos de negócio às novas transações eletrônicas. Mesmo que a longo prazo esta mudança propicie um aumento da eficiência e uma diminuição dos custos, o custo inicial de implementação pode ser alto. É comum o caso de grandes clientes forçarem a implementação de EDI por fornecedores menores.
Links externos
- EDI FAQ do ANSI ASC X12
- Exemplo de processamento de EDI usando o servidor de aplicações BEA WebLogic
- Processing EDI Documents into XML with Python, por Jeremy Jones